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作者: helloshigy    時間: 2014-9-8 18:45
標(biāo)題: 物料編碼有哪些原則和方法
在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)中,物料編碼的確定往往是比較頭痛的事情,因為編碼方案既要考慮現(xiàn)實,又要考慮長遠(yuǎn),既要考慮使用習(xí)慣,又要講究科學(xué)規(guī)范。如果考慮不周,包含不全,編碼規(guī)則就得經(jīng)常修改,不僅造成工作量增大,還影響系統(tǒng)運行。因此,怎樣制定一套完整實用,擴(kuò)充性強(qiáng),又能滿足系統(tǒng)要求的編碼方案,是每個企業(yè)在信息化建設(shè)中都必須解決的問題。本文就編碼的一些思路和做法進(jìn)行必要的闡述。

1、物料的定義及編碼的作用

首先我們要明白物料的含義是什么,根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義,“物料”是為了產(chǎn)品出廠,需要列入計劃的一切不可缺少的物資的統(tǒng)稱,不只是原材料或零件,還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料、產(chǎn)品說明書,甚至還包括工裝工具、勞保用品、能源等等的一切物料。

ERP系統(tǒng)要利用計算機(jī)來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù),物料編碼作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)是人和計算機(jī)使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎(chǔ),它可以記錄生產(chǎn)過程中物料的運動變化情況,跟蹤物料的動向。物料數(shù)據(jù)有了規(guī)范化的編碼,還能便于計算機(jī)識別和檢索,便于對物料進(jìn)行高效、有序的管理,便于系統(tǒng)對物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計,以及便于物料信息的交換與共享,所以物料編碼是ERP系統(tǒng)中作為的一個關(guān)鍵主數(shù)據(jù)是決不可少的。但是在ERP系統(tǒng)中物料代碼最主要的是作為物料的標(biāo)識符來使用的,而不是一種描述符,因此物料編碼并不要求帶什么含義,最根本的是要到做唯一性就行了,即:一物一碼。同一種物料,不論出現(xiàn)在什么產(chǎn)品上,只能用同一個代碼;而不同的物料,那怕有極微小的區(qū)別也不得用同一個代碼。一般地,只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼,舉例,如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成,不更換加工單位,即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔,緊接著進(jìn)行噴漆,中間沒有入庫、出庫處理,則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成,其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫,則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài),必須取不同的物料編碼。

2、編碼的原則

從ERP系統(tǒng)的技術(shù)角度來看,并不需要編碼自身表示出多少信息,也不要求有什么含義,系統(tǒng)只要求每項物料都有一個唯一的代號就行了,用流水號表示編碼也是可以的,而且具有適應(yīng)性強(qiáng)、彈性空間大的優(yōu)勢。但是通常人們認(rèn)為編碼還是應(yīng)該有一定含義的,希望通過編碼一看就知道是什么東西,編碼能代表物料的一些屬性。但物料的含義太多以后就會給編碼帶了很大的難度,因為物料對于不同的部門有著不同的屬性需要,想要將所有的屬性都反映到編碼中去,必須考慮的眾多的因素,必然使編碼規(guī)則變得復(fù)雜和繁瑣,編碼的長度也會隨著滿足特性的要求而不斷地延長,而有很多物料的屬性還是在不斷發(fā)展變化的,也是不可預(yù)測的,這樣在編碼中如何分類,如何給位,造成了不確定性,如果預(yù)計不足或考慮不周,將來碼位不夠用時,就要修改編碼規(guī)則,必須將以前所有的物料編碼全部清除后再按新的規(guī)則進(jìn)行編碼,這對系統(tǒng)來講是一個致命的打擊。其實物料的屬性信息可以在系統(tǒng)中通過屬性字段的描述來定義,如SAP系統(tǒng)中就有許多管理物料屬性的字段,通過這些字段可以反映物料多方面的信息,所以更多的含義是作為屬性字段放入到主數(shù)據(jù)記錄中去。同時,軟件系統(tǒng)提供了全面的檢索途徑,不需要僅靠編碼來進(jìn)行查詢,所以編碼只要符合以下一般性原則就行了。

唯一性:物代碼要唯一識別,不能有二意性,不能重復(fù);

標(biāo)準(zhǔn)化:盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)和部級標(biāo)準(zhǔn);

簡單化:物代碼要簡單明了,易讀、易懂、易使用;

快捷性:有快速識別、快速輸入和計算機(jī)快速處理的性能;

連續(xù)性:有的代碼要求繼承原來代碼的特性;

系統(tǒng)性:要全面、系統(tǒng)地建立物代碼的體系結(jié)構(gòu);

可擴(kuò)展性:所有代碼要留有余地,以便擴(kuò)展。

3、物料編碼的方法

當(dāng)然現(xiàn)實中采用無含義流水號編碼的企業(yè)并不多,因為沒有一點含義人們是極不習(xí)慣的。從存在就是合理的角度講,有一些含義未嘗不可。簡單的分類也不影響編碼的編制難度,但其含義層不應(yīng)該超過三個層次,不要考慮更復(fù)雜或詳細(xì)的規(guī)則,在將物料的屬性放到編碼中去的時候,應(yīng)該只考慮重要的,不變的,重要特征的屬性,變動屬性不應(yīng)納入編號中。

分類是將具有不同屬性或特征的信息區(qū)別開來的過程,是確定分層與屬性編碼的基礎(chǔ)。分類一般有兩種方法,即線分類法和面分類法。線分類法是一種層級分類法,將數(shù)據(jù)逐次分成有層級的類目,類目間構(gòu)成并列和隸屬的關(guān)系,形成串、并結(jié)合的樹形結(jié)構(gòu)。例如,四機(jī)廠外購件分為56個大類,每個類目里有若干個中類,中類下面還有很多的小類,這種分類方法就是線分法。另一部分代碼可采用面分類法,該法根據(jù)分類對象各自的特征,分成互不相關(guān)的面,面之間不存在從屬關(guān)系,因而不存在交叉和重復(fù),而且順序固定。如產(chǎn)品、部件和零件,不反映隸屬關(guān)系時,只按功能進(jìn)行分類,可用面分法。盡量不要將物料的使用屬性作為分類的依據(jù),因為它是不穩(wěn)定的,而采用自然屬性作為分類的依據(jù)則比較可靠。

物料相當(dāng)單純時,只要將物料簡單分類為幾項即可,物料分類項目多了,就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時,就要將大分類再加以細(xì)分一下,層次不宜太多,含義也不要太多,因為追求編碼的全息化將導(dǎo)致巨大的工作量。

物料編碼應(yīng)盡量簡短,統(tǒng)一,編碼含義應(yīng)遵循簡單的原則,編碼分配應(yīng)遵循統(tǒng)一的原則。編碼的目的就是在求簡化,因此編號位數(shù)愈少愈好。這樣可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間,增加數(shù)據(jù)處理的效率。同時,由于編碼簡短,在處理的過程中出錯的機(jī)率也會相應(yīng)的降低。因為生產(chǎn)控制要求每項生產(chǎn)活動和庫存變化都記入計算機(jī),由于處理數(shù)量很大,為了提高系統(tǒng)的運行效率,物料代碼應(yīng)盡量簡短。在SAP系統(tǒng)中要求編碼不能超過18位。

編碼中還應(yīng)盡量避免使用英文字母和一些特殊符號,最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號。一則可以使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最高,

二則可以避免數(shù)字與某些英文字母因為形象雷同容易產(chǎn)生混淆的情形。常有人為了讓編號段落分明而在編號中使用「一」符號,或者在編號中夾雜著「*」「.」「/」?等特殊符號。這些符號的使用將影響輸入的效率,而在口述編號時也會造成不便,因此最好避免采用。

4、幾種方案的分析比較

4.1在PDM系統(tǒng)中采用的是分層含義碼,每層都代表了不同的技術(shù)參數(shù)或物料的特殊屬性,如零部件的編碼是按形狀、功能、尺寸、表面處理、硬度等級等參數(shù)為特征的含義碼。這種分類方法可以方便相似形分類查找,也消除了隸屬碼的借用關(guān)系,但記憶編碼的含義是不可能,更嚴(yán)重的是將來這些含義參數(shù)發(fā)生變化后,可能導(dǎo)致碼值不夠用而產(chǎn)生代碼溢出,這樣會導(dǎo)致整個編碼規(guī)則的變更。

4.2有人提出來用現(xiàn)有圖號加版本號做物料編碼,因為圖號是大家熟悉和習(xí)慣使用的,很容易被大家所接受,也有的企業(yè)將圖號與物料編碼合二為一,這樣做既統(tǒng)一又規(guī)范,減少了很多的麻煩,但是圖號并不是與物料一一對應(yīng)的,圖物不相符的情況仍然存在,有一些虛擬件、中間件的圖號不規(guī)則,或者就沒有圖另外在生產(chǎn)過程中由于為了應(yīng)付緊急的交貨期,產(chǎn)生了大量的臨時圖紙,這種圖紙也沒有正規(guī)的編號,但物料入庫卻是需要編碼的。不定期有圖紙在更改的過程中,有的更改有版本號,而一些小的更改是沒有版本號的,如材質(zhì)的替換,物料本身變了,但圖號并沒有改變,都會產(chǎn)生圖物不符的情況。特別目前四機(jī)廠圖紙編碼新舊規(guī)則不一樣,長度也不一樣,會導(dǎo)致編碼規(guī)則和結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一等問題。

4.3 物料編碼規(guī)則的新思路

按物料的總體分類,可以將物料分為產(chǎn)品、部件、零件、毛坯、工裝件、外購件、標(biāo)準(zhǔn)件等幾類,每一類下面再進(jìn)行細(xì)分為若干類,如:考慮到靠行業(yè)和國家的標(biāo)準(zhǔn),以及今后物料的發(fā)展和擴(kuò)充,四機(jī)廠外購物料號可仍然采用了中石化集團(tuán)的物資標(biāo)準(zhǔn)分類代碼的前兩位(即56大類分類碼),后面的中類和小類碼分的很細(xì),可以進(jìn)行簡化和合并,縮短結(jié)構(gòu),同時加長流水碼的位數(shù)。這樣兩位大類碼、三位中類碼、五位流水碼就解決了問題。采用阿位伯?dāng)?shù)字編碼,便于計算機(jī)的操作和輸入,也增加了編碼的彈性空間,為將來物料的變化提供了可容的空間。

5、物料編碼如何維護(hù)

在ERP系統(tǒng)中企業(yè)所有的物料應(yīng)該是一個統(tǒng)一的編碼,要統(tǒng)一編碼,就需要有一個專門的部門或?qū)I(yè)的小組來進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù),大家都使用一個源頭出來的數(shù)據(jù),才能保證唯一性和統(tǒng)一性。在企業(yè)中由于過去信息只是在部門內(nèi)部管理,往往同一種物料,在這個部門叫A,而在另一部門叫B,不僅代碼不一致,連名稱、規(guī)格、型號的叫法和寫法都不同,外購進(jìn)廠的物料供應(yīng)商的叫法、寫法也與企業(yè)的不盡相同。要想達(dá)到數(shù)據(jù)共享,資源統(tǒng)一,物料的名稱、規(guī)格、計量單位等數(shù)據(jù)的基本屬性也要統(tǒng)一,同時還要對物料的使用范圍的一定的規(guī)定,設(shè)計人員要盡量使用企業(yè)現(xiàn)有的庫存物料,最大限度地利用庫存,在選用物料方面有一定的范圍控制,不然會造成采購品種增加,庫存上升,因此統(tǒng)一維護(hù)數(shù)據(jù)就顯得十分重要。那么由什么部門、什么人來進(jìn)行編碼,需要企業(yè)根據(jù)自己的情況來做出決定。但如果遇到新的物料時,需要通過編碼申請流程進(jìn)行審批,先由編碼維護(hù)人員在系統(tǒng)中維護(hù)好后再行使用,這樣就能保證ERP系統(tǒng)中物料的一致性和統(tǒng)一性,否則多頭管理必然帶來一定的混亂。




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